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现代企业制度的编写与版式规范

来源:汉哲官网 最后更新:2019-03-25 16:48:01 作者:汉哲管理研究院 浏览:1129次

制度正文的编写,内容较简单的,按照“一条到底”式编写方式;内容较复杂的,则采用“分章贯条”式编写方式,以下以“分章贯条”式为例,介绍制度的编写规范和要求。

一、层次与编序规范

制度的层次和编序应符合以下规则:

(1) 章。是制度内容划分的基本单元,应使用数字从“一”开始对章进行编序,编序应从“目的”一章开始,一直延续到“附录”之前,如:“第一章 总则” …… “第N章 附则”。标题应置于序号之后,并与以后的条文分行。

(2) 节。是章的细分,编写方法同上。如:第一节、第二节……。节可给出标题,标题应置于序号之后,并与其后的条文分行。

(3) 条。是节的细分,编写方法同上。如:第一条、第二条……。条一般不列标题,序号后为正文内容,有无标题全文应进行统一。

(4) 款。是条的细分,用带括号的序号标注。如:(一)、(二) ……。同一条文中有两个以上(含两个)的款项时,才可细分序号,款以下的条文不再进行细分序号。同一制度文件中,尽可能避免采用款的细分序号,款不列标题。

(5) 段。是款的细分,是制度正文内容的自然段落设置,表示一段独立的内容或对前一内容的补充。段可以在章、节、条、款内独立使用,但不设序号。

(6) 列项。一个句子中有不同并列的几个分项时,用分行列举的格式来表述,每一分项前应加破折号(—)或圆点( • )。如果需要识别时,则在每一项加上后带半圆括号的小写英文字母序号a)、b)、c)……)。列项可以在章、节、条、款内独立使用。

(7) 附则。作为每项管理制度正文的最后一章,以段的形式表述,不设立序号。

(8) 附件。是对制度内容具有解释性、参考性、指示性的记录、图表、清单、文本,以及业务相关的标准、规范等,附件与制度正文具有同等效力。应按条文中提及附件的次序编排序号,编制“附件清单”。附件序号由“附件”和随后表明顺序的大写阿拉伯数字组成,从“1”开始,例如“附件 1”,仅有一个附件时,不进行数字编序。

(9) 附录。作为制度外的引用或支持性文件,按制度条文涉及的先后次序对每一个附录文件编排顺序,其序号由“附录”和随后表明顺序的大写阿拉伯数字组成,从“1”开始,例如“附录 1”,仅有一个附录文件时,不进行数字编序。

(10) 图表。在制度正文、附录、附件等内容中,需添加图表时使用:

? 如同一类别中有多个表,需要对表编排序号,序号采用从1开始的阿拉伯数字编序,如:表1、表2、……。

? 若同一类别内容中只有一个表,则不对表编序,直接写表的标题。

? 同一个类别内容中有多个图,需要对图进行编序。图的序号采用从1开始的阿拉伯数字序号,如:图1、图2、…… 。

? 若同一类别内容中只有一个图,则不对图编序,直接写图的标题。

(11) 附注(角注)。正文及附件或图表内容需进行附加注释文字说明时使用,应位于需附注说明内容段落结束后。当只有一个附注时,在注释说明文字前,标识“注:”后进行说明。当有多个附注时,在“注:”后按注释顺序,用数字加以区别。如:“注: 1.”,每个附注单独成段。 

二、字体与版式规范

1. 页面版式规范

? 页面设置为A4纵向,上边距2.4cm,下边距2.3cm,左边距2.8cm,右边距2.5cm,左边装订,装订线0cm。

? 页眉上边距1.5cm,为公司LOGO及中英文名称,左对齐。页眉式样为: 

? 页脚下边距1cm,以小五号仿宋 GB2312字体及西文Arial数字字体,“第X页   共Y页” 的式样插入页码,居中。“第X页”与“共Y页”间空3个字符。

2. 文本格式规范

? 封面。汇编或独立印发的制度可设封面,封面内容包括“D公司”字样和LOGO、制度中文名称、文件编号、版次、发布日期、发布单位等信息。封面式样见附件。

? 名称。正文首页第一行为制度名称,小二号宋体加粗居中,单倍行距,段前0.5行,断后0行。与正文间空一行,行距:固定值10磅。

? 目录。采用自动生成方式,目录标题置于目录页第一行居中,三号黑体加粗,与目录内容间空一行,2倍行距。目录内容为小四宋体加粗,两端对齐。

? 标题。正文各章、节、条、款序号及标题均为小四号黑体加粗,序号与标题间空2个字符间距。款及无标题的条的正文与序号间空2个字符间距。

? 正文、段落。正文、段落中的中文字体使用小四号宋体,数字及西文为小四号Times New Roman字体,英文词组第一个字母需大写。每段落两端对齐,固定行距22磅,段前、段后0行,缩进左、右0字符。

? 数值。正文叙述中10以内的数值,按习惯使用中文书写形式(一、二、三……)中文年份中数字零记为“〇”,带有计量单位的数值,统一使用Times New Roman字体阿拉伯数字,计量单位采用法定计量单位。

? 终结线。在制度条文结束后加一条粗实线“                ”,作为终结线,置于正文结束后、附件前,与正文间空一行。居中,粗细1.5磅,长度4cm。

3. 附加文件格式规范

? 附件。附件内容中文均使用小四号仿宋 GB2312字体,西文使用小四号Times New Roman字体,固定行距22磅,标题行可加粗。

? 附录。附录部分使用中文小四号仿宋 GB2312字体及西文小四号Times New Roman字体,其它内容采用与制度正文一致的页面、版式规范。

? 附注(脚注)。进行附注时,应位于需附注说明内容字段后,以下标的形式进行标识,标识采用中文宋体和阿拉伯数字Times New Roman三号加粗字体。对附注内容进行说明时,应在进行标识的段落结束后或图表下方进行说明描述。当只有一个附注时,在注释说明文字前,标识“注:”后进行说明。当有多个附注时,按注释顺序,以“注: +阿拉伯数字+全角圆点”:的格式编排序号,“注”与“1.”间空一字符。附注的说明描述统一采用中文小五号仿宋 GB2312和西文采用小五号数字Times New Roman字体。每个附注单独成段,并编定序号。

4. 图表格式规范

? 图表的序号和标题置于图表上方。序号与标题间空一字符。采用四号宋体及Times New Roman字体,加粗居中。图表如带有编号,则编号位于图表与标题之间,五号仿宋 GB2312及Times New Roman字体,左对齐。如同时需表述数值单位,则与编号同格式同行分列两端(居中,以空格分移)。

? 图表内部文字为五号仿宋 GB2312字体,数字采用Times New Roman字体居中,表头文字加粗。

? 当图表需要转页接排时,设置格式为“允许跨页断行”“在各页顶端以标题行形式重复出现”,表头跨页在随后的各页上重复表头序号,在序号或空一字符标“续”,用以明确。

5. 版本、印次及装订规范

制度的版本及印次以“大写英文字母 +两位阿拉伯数字”进行标识,其中版本标识以英文字母“A”开始代表第一版,顺序推排,印次以“01”开始代表第一次印刷,顺序推排。版本与印次代码间空一字符。    

制度文件一般采用竖版左边装订,钉角距左边1.2cm,书钉两钉角中心与上下页边的距离为7cm。

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