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现代企业管理制度的编写要求与程序

来源:汉哲官网 最后更新:2019-03-19 15:29:49 作者:汉哲管理研究院 浏览:942次

企业制度制订的过程,是总结历史、固化知识、借鉴外部先进经验的过程,是探索管理方法,提高企业管理水平的过程。因此,企业管理制度的制定,不是依据某个人的管理意向进行编纂的过程,而是领导与员工齐心协力、反复研究、达成共识的过程,是从实践中来,到实践中去,发动员工进行自我教育、参与企业民主管理、不断提高自身素质的过程。

一、制度的编写要求

作为企业管理的基础性文件,制度的编写有其特定的要求,主要体现在以下五个方面:

(1) 形式规范,清晰易读,表意清楚。

从形式方面,制度的行文形式必须规范,使得使用者简单易读,在制度的意图表达方面,必须清晰,能够使读者立刻明白,制度要求什么如何做,谁来做,而没有疑义。

(2) 开门见山,文字准确,语言简练。

从叙述风格上,制度文本应当充分考虑阅读者的接受和理解能力,简洁明了,不绕弯子,不用晦涩难懂的言语, 可能的话,篇幅应尽量短。制度的文字要准确、规范、严格,避免采用修饰性的、语义模糊的语句。关键词要符合企业的业务特点、适用习惯和国家有关规定。

(3) 逻辑严密,考虑周全,不留死角。

从行文逻辑上,制度文本的逻辑应当严密,不应存在前后重复、逻辑颠倒的情况,同时,在对工作内容与工作流程进行描述的时候,要求尽量考虑周全,做到“横向到边,纵向到底”,尽量将所有可能的情况考虑清楚,给出明确的处理方案。

(4) 主体明确,流程合理,权责清晰。

从可操作性方面,必须对事项的执行主体作出明确规定,并明确制度执行各环节主体的权责,必须就事项的流程进行清晰的界定,既要考虑工作效率,又要考虑有效控制,同时,重点工作要明确落实到部门或岗位。

(5) 行文稳健,朴实无华,文字洗练。

从制度的文风方面,要求行文稳健、朴实,不用华丽的、带有感情色彩的文学语言,文字的前后风格要保持一致,文字宜精炼、准确,不用含糊的语句和表述。

二、制度的编写与实施程序

一般来说,一项制度从起草、编写到实施的完整程序,包括十个步骤,即:调查研究—分析设计—起草—讨论—修改—会签—审定—颁布及试行—修订—推动执行。

步骤一:调查研究

在制定一项制度之前,需要开展基本的调查研究工作,其主要内容包括:

(1) 了解国家、行业的法律、法规、政策,了解上级组织的有关规定。由于企业的很多制度涉及到遵守国家法律法规以及行业政策的问题,以及符合上级单位要求的问题,在制度设计之前,对这些方面的约束条件进行必要的研究,可以避免走弯路以及制度设计上出现大的问题。

(2) 了解本企业的制度、文件及执行情况。通过研读历史资料,熟悉、了解本企业既往在此方面的规定、制度,以及在制度执行方面面临的问题,如此,才能对本次制度的设计做到心中有数,制订出的制度才能更加契合本企业的需要。

(3) 了解设计意图。通过与企业负责人以及本项制度建设的发起人、发起部门交流,了解本制度设计的意图和目标,是确保制度设计符合管理需要的重要环节。

(4) 与制度的执行人员进行沟通。在一线从事实际工作的人员,特别是从事该项工作时间较长、富有经验或成绩显著的人员,他们对本专业工作情况了解最深,对应该怎么做、如何能做好具有更为实战的判断力,听取他们的意见,了解他们的经验和教训,对于制度制订的可操作性,具有实际的指导意义。

(5) 学习同行业的先进经验。在制度制订之前,如有机会能够与同业或标杆企业交流,参考其他企业的成功经验,借鉴其实践上卓有成效的操作程序和经验,不但能完善本企业的制度,还能对管理水平的提升大有裨益。但也应注意,成功企业的经验往往只能作为借鉴,还要结合企业的实际,有针对性地消化吸收,不能盲目照抄。

步骤二:分析设计

在充分调查研究的基础上,需要对资料进行分析,对制度的框架进行系统设计,设计的过程中,要认真思考如下五个问题:

(1) 设计目标(为什么要起草这项制度?)

(2) 影响范围(这项制度应当实施到怎样的范围,为什么?)

(3) 职责分工(谁与此制度有关,各自应当做什么?)

(4) 执行程序(应当怎么干?)

(5) 控制活动(如何确保工作程序按照既定设计开展?)

(6) 考核奖惩(怎样算干好?干好干不好结果怎么?)

步骤三:起草

基于调研及分析设计,进行制度的起草工作,起草的过程中要注意:

(1) 采用本企业规章制度的撰写框架与格式;

(2) 形式、风格、文风方面,符合前一章节所述的制度编写要求;

(3) 对于尚不确定的职责权限、流程、考核机制等,可以先按照起草人的理解提出一个初步方案,或同时提出2-3个备选方案,在文中注明,供后续讨论确定。

(4) 制度起草所参照的法律法规、政策文件,应在文中注明,并以附件的方式留存,以备讨论。

步骤四:讨论及征求意见

制度初稿起草完成之后,起草部门需组织相关部门进行第一轮讨论,讨论内容包括:

(1) 制度方案是否符合设计的初衷?

(2) 制度的内容框架是否全面?

(3) 职责权限的分配是否合理、明确?

(4) 制度内容和流程是否科学合理、具有操作性?

(5) 制度的检查与考核是否客观、有效?

(6) 本制度与其他制度是否存在冲突,冲突点在哪里?

(7) 制度实际执行中,可能面临的问题和挑战是什么?

在第一轮讨论之后,一般会呈交公司管理层听取意见。

步骤五:修改

针对讨论及征求意见的结果,由制度起草部门对制度初稿进行修改。

步骤六:会签

制度初稿完成后,由制度起草部门负责组织各相关部门领导进行会签。各部门领导需认真研读,出具会签意见。会签工作一般应在约定的数个工作日内完成,特殊情况需延长时间的,需向主办部门说明。总经理具有会签文件的最终定夺权,在文件会签表上标注最终意见。

步骤七:审定

制度会签完成后,如制度等级有要求,还要由制度起草部门根据权限上报总经理办公会或董事会进行最后的审定。审定工作将确定制度的颁布日期、试行日期及解释单位。

步骤八:颁布及试行

制度审定完毕,按照既定的程序和要求,由制度主管部门负责发布,发布的规范如第三章第三节《制度发布的规范性要求》所示。

制度的试行,主要适用于那些被认为在进行一个阶段的实践之后有可能进行修改或修订的制度。通常,试行的制度需要在标题中加注稿本标记,一般是在文种后用括号注明“试行”字样。

在试行期间,制度具有正式的法定效力。

步骤九:修订

制度的修订有三种情况:

(1)在制度试行期间,通过定期和不定期的审查,以及发起者、使用者、监督者的信息反馈,可能会发现制度中存在一定的问题,需要进行修订;

(2)制度颁布且运行了一段时间之后,业务背景、组织架构、人员等与当时制度颁布的环境已经相去甚远,制度的适用环境已经不再,需要进行修订;

(3)大规模的战略调整、组织调整、流程调整之后,整个制度体系已经不适应于当前的情况,需要进行大范围的修订。

对规章制度进行修订的程序,视其情况不同,类似或等同于制度制订的过程,简单概括,修订程序如下:

(1) 收集发起部门意见、国家行业法规、员工建议等信息;

(2) 对拟修订的内容进行修订,形成制度修订草案;

(3) 针对草案组织相关部门讨论,员工讨论,听取领导意见,进行梳理、归类和总结;

(4) 对草案进行修改;

(5) 领导会签及上报总经理办公会或董事会;

(6) 定稿及发布。

步骤十:推动执行

制度执行过程中,经常会出现执行力差、监督落实不到位等问题。为了避免制度流于形式,应从以下几个方面做起:

(1) 发挥主管领导在制度执行中的以身作则作用;

(2) 营造执行文化,提高全员的制度执行意识;

(3) 不断修订、优化和调整制度与程序,始终保持良好的适用性;

(4) 建立监督、考核与责任追究机制,保障制度的有效执行。

三、制度编写中的常见问题

在制度编写时,应注意避免以下七种情况:

第一,草率从事:为了应付上级要求,草草制定出一份管理规章,不向企业员工宣布,当然更谈不上执行;

第二,前后冲突:制度条文与现行政策、法规相抵触,且无明确的解释和说明;

第三,违背常理:制度规定过于严苛,惩罚措施过重,容易导致员工抗拒心理,反而有碍制度的执行;

第四,自相矛盾:同一制度前后条文互不衔接、自相矛盾,让人无所适从。

其五,词不达意:咬文嚼字,文字冗长,语言生硬,表意不清,令人难以领会。

其六,舍本逐末:大量无关紧要的条文降低了重要条文的分量,细枝末节过多,不便记忆,影响管理制度的宣贯执行。

其七,尺度失当:条文过宽,起不到约束作用;或条文过于具体,实际工作中又难以执行,或执行起来反而降低效率。

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